私たちの会社はリモートワーク主体で働いているので、多くの会議をオンラインで行っています。これまでの経験から、オンラインの「リモート会議」には物理的に会えない代わりに、リモートならではのメリットが多くあるということに気づきました。
この記事では、「会議室」という物理的な制約から解き放たれたことで、非常に効率的な会議や情報共有ができる「リモート会議」のメリットについて考えてみました。
目次
１）会議室はいつでも利用できる
オフィスの会議で問題になるのが、会議室の確保です。私も経験ありますが、大きな会社になればなるほど、その人数の割に会議室が少なくて、慢性的に会議室不足が叫ばれていたように思います。これは会議室予約システムでは解決できません。
リモートチームでは、ミーティングに物理的な会議室は必要ありません。リモート会議のツールを使えば、いつでも幾つでも使うことができます。事前の空き状況の確認も予約も要らないし、会議室が空くまで待つといった無駄な時間も無くなります。
例えば、私たちのチームでは、「Google Hangout」や「appear.in」といったサービスを利用しています。どちらもURLを共有するだけでフェイストゥフェイスのミーティングを始めることができる点や、画面共有の機能を備えている点が特長です。
「Google Hangout」は安定性は高いのですが、アカウントを持っていない外部の方との会議の際は、共有設定を変える必要があって一手間かかります。「appear.in」は、URLさえ知っていれば誰でも参加できるので、外部の方との会議では便利です。
２）タイムリーに人が参加できる
私たちが論理出社している論理オフィスである「Remotty」には、１クリックで「appear.in」を起動できる機能や、Googleカレンダーと連携して、会議が始まる前に「Google Hangout」のURLを通知してくれる機能が備わっています。
まるで「Remotty」がメンバーたちが働くオフィスだとしたら、「appear.in」や「Google Hangout」はオフィスに備えられた会議室のようなイメージになります。どちらもオンラインだけで完結しています。
リモートチームでは、会議が始まる直前まで仕事をすることができます。会議室への移動もなければ、人が集まるまで待つことも無くなります。Remottyにログインしているデジタル出社状態であれば、声をかけてすぐにミーティングできるのです。
また、会議の途中でちょっとだけ参加して意見がほしいといったケースがあったら、それもRemottyのチャットで声をかけてリモート会議にサッと参加してもらうこともできます。従来のオフィスでの会議ではありえないほど効率的に仕事が進みます。
３）時間に縛られずに会議できる
物理的な会議室での会議は、場所の制約に加えて、予約している時間という制約もかかってきます。多くの場合は１時間単位で予約をすると思いますが、１時間予約をしてしまうと、なんとなく会議とは１時間しないといけないものだと考えがちです。
会議の本質は、その会議での目的を達成することです。ただ会議という決められた時間を過ごすことではないのです。本来は目的を達成さえすれば、たとえどれだけ短くても終わっても良いのです。しかし、物理的な会議だとそうなりにくいのです。
せっかく集まったのだから、せっかく会議室をとったのだから、と考えてしまうのは、会議の開催が大変だからです。もし、前述のようにサッと始めることができて、始めるコストが圧倒的に低ければ、サッと終わることもできるようになります。
また逆に、会議の目的が達成できてなくても会議室の都合で終わらすこともありますが、これもナンセンスです。時間が経ったので結論が出なくても、また次回なんて進めていたら、仕事はいつまで経っても進みません。大企業にありがちなことです。
４）ラジオ参加で情報共有できる
一般的な会議であれば、会議に参加している人が何も発言をしないで座っているだけだと、あまり意味がないと注意されることがあります。確かに、意見も言わない人がじっと座っていると場の雰囲気もあまり良くないものになってしまいがちです。
しかし、リモート会議の場合だと、そこに逆転が生まれます。私たちは「ラジオ参加」と呼んでいますが、オンラインで行なわれているリモート会議に、自由に参加して聞いて良いとしています。特に会議の参加者でなくても聞くだけでもOKなのです。
物理的な会議室と違って参加できる人数に制約があるわけでもなく、参加自体もワンクリックで気軽に参加できるし、他の作業をしながらでも良いので、興味のある会議が行なわれているのを見つけたら、参加できるようにしているのです。
なんとなく聞いておくだけでも、情報や状況の共有は非常に効率的になります。会議室という密室で物事が決まるのではなく、会議そのものをオープンにしてしまうことができるのも「リモート会議」のメリットで、物理的な会議室ではできません。
まとめ）リモートだからこそ得られる価値を考えよう
リモート会議のデメリットは、物理的な触れ合いができないことや、物理的なホワイトボードを使うことができないことなどあります。だからといって、オフィスでの会議に対してリモート会議が劣っていると考えなくても良いのではないでしょうか。
リモート会議にはリモートならではのメリットが多数あるのですから、それを活かしていくことを考えたほうが生産的です。オフィスが最高で、オフィスに近づけると考えるのではなく、リモートを前提にした新しい会議の工夫を考えたいものです。
