講演やパネルディスカッションでよく出る質問が「リモートワークのデメリットは何か？」というものだ。これは割と困る質問でもある。
なぜなら今となっては私たちにとってデメリットは見つからないからだ。いや、そもそもデメリットがどうとか以前に、ただ働きやすさや採用を進めた結果、今の本社オフィスなし全社員リモートワークという形になっただけだからだ。
とはいえ、これまで課題がなかったわけではない。本稿では私たちが取り組んで解決してきたリモートワークの課題を紹介しよう。
目次
雑談が消えた、アンフォーマルな情報共有がされない
在宅勤務をしている社員とは雑談をする機会がなくなる。オフィスにいれば、廊下やロビーですれ違いざまで話したり、帰りに一緒になって話をすることもある。同じ場所にいたら偶発的に話をする機会もあるが、それがないのだ。
雑談をしようとするなら、その機会を用意しなければいけないが、わざわざ雑談をするために時間や機会を作るのは気がひける。一緒の案件やプロジェクトで仕事をしていたら、多少は話をする機会はあるが、そうでないなら皆無だ。
テレビ会議をする中での雑談のタイミングとしてはオフィスと在宅勤務の人で繋いだ場合、だいたいテレビ会議を切ったあとにオフィス側だけで雑談が始まる。リモート側は雑談に入ることができない。
雑談がなくなって仕事に支障があるかと言えば、テレビ会議もあるし、クラウドで成果物の共有をしているので、普通に仕事するだけなら困ることはない。むしろ、一般的には雑談は仕事の妨げだと考えているマネージャは少なくないだろう。
しかし、社員同士の何気ない会話や、自然と聞こえてくる話題のようなアンフォーマルな場で得られる情報は、直接的には業務に影響はないが、間接的に大きな影響を与えているものだ。
雑談の中で互いの家族のことや仕事に対する姿勢を話し合うことでチームワークは醸成される。家族のことを聞いたりして知ることができていたら、もし同僚が家族のことで会社を休むとなったら助けてあげようという気持ちになるし、心配にもなる。ただ成果を出すだけの関係であれば、そこまでは思えないだろう。
そうした人間関係を円滑にするという効能以外にも、アジェンダがあって時間が限られた会議では出なかったアイデアも雑談からは生まれたりもする。一人きりで仕事をするのは効率的だが、創造性が失われてしまうのかもしれない。
気軽に声をかけられない
オフィスの席にいれば、そこにいるのがわかっているので声をかけることができる。ちょっと困った時に「ちょっといい？」と言える相手がいることは、仕事を進める上で非常に重要だ。会議の議題にするほどでもないことは沢山ある。
在宅勤務をしている相手に同じことができるかというと、心理的なハードルがある。Slackがあればチャットで声をかけられるかというと、なかなか難しい。
それはなぜか。相手からのフィードバックが確実にもらえるか、わからないからだ。独り言として書くつもりなら良いが、何かしら話したい相手からの返答がすぐにもらいたいとき、反応があるかわからずに書き込むのは不安だ。
だからといって、チャットで「今いい？」と聞いてから話すにして、その反応がなかったときの切なさといったら。しかも、オープンな場所で皆の見てる前で、誰か宛のメンションつけたのに反応がなかったとしたら辛すぎる。まだDMならその不安も少ないが、社内のコミュニケーションでDMが多いのは風通しの悪い会社になってしまう。
これがオフィスにいて、相手がいれば無視されることはないだろうから安心して声をかけることができる。気軽に声かけられずに仕事が滞ってしまう、相談できずに精神的にまいってしまう、そんなことが起きてしまうだろう
孤独を感じる、仕事をするのに不安を感じる
オフィスにいけば周囲に働いている人がいるから、自分も働こうという気になるというのはあるだろう。それに、どこかの組織や集団に属したいというのは、マズローだって安全欲求の次にくるのが所属欲求だと言っている。
在宅勤務を始めると、まわりに誰もいない中で仕事をしなければいけない。リモートワークを始めたばかりの人は、集中できて良いなんてことをいう人もいるが、だいたいやっぱり人とのふれあいがなくなって寂しいなんて言い始める。
孤独を感じてしまうのは、他の人の様子が見えないからだ。見えないものは想像で補うしかない。他の仲間たちはサボったりしないで働いているな、ということがわかれば安心できるが、人間の想像力は悪い方に働くものだ。
働きすぎる、メリハリがなくなる
オフィスにいけばオンで、自宅に帰ればオフ。通勤時間がオンとオフのスイッチになっている。そんな人も多いだろう。
在宅勤務だと、ずっと家だ。せめて書斎を持っていれば、書斎に入ればオンという風にできるかもしれないが、東京の住宅事情では難しいだろう。リビングで仕事なんかすると、オンとオフが混ざってしまって精神的によくない。
また、家で働いていると、ついつい働きすぎてしまうという人もいる。家だとダラダラしそうと言う人もいるが、むしろ働きすぎてしまうことの方がケースとして多いし、危ないのは働きすぎの方だろう。
もしオフィスだったら残業を続けていても、周りが帰って行って、自分一人になってしまったら、早く帰ろうという気持ちになるだろう。（逆に周りが帰らないから自分も帰りにくいということも起きてしまうだろうが・・・）
家で仕事がやりにくい、居場所がない
似たような話ではあるが、自宅に仕事しやすい場所がないと生産性は落ちてしまう。特にテレビ会議ができるような静かな場所が必要になるし、後ろに人が通らないようにするなど気を使う。
自宅から離れてコワーキングスペースを使うという手もあるが、使ってみるとわかるのだが、コワーキングスペースでテレビ会議はやりにくい。まわりに自分の声が聞こえてしまうと、万が一機密情報が漏れてしまう危険性がある。
存在感が消えてしまう
オフィスと在宅勤務で別れて働いた場合、マイノリティとなる在宅勤務している側の存在感が消えてしまうことがある。
特に、テレビ会議で在宅勤務の側だけをPCで接続しても、物理的に集まっている人たちどうしでの話が盛り上がってしまい、PCの向こう側にいる人のことを忘れてしまうことがある。
運動不足になってしまう
在宅勤務する側の問題だが、家から出なくなってしまい、運動不足に陥る人もいる。
通勤で思ったよりも歩いていたり、体力を使っているものだ。それがなくなるのは時間的には楽になるが、その時間を運動にあてなければ、健康に影響が出るだろう。
飲みニュケーションがなくなる
仕事が終わって、ちょっと一杯ひっかけていくか？ということはなくなってしまう。飲みニュケーションだけに頼ってマネジメントしている人がいたら困るはずだ。
飲み会に誘っても来なくなる
かといって近くにいる人と、たまには飲みに行こうかと誘ったとしても、在宅勤務の人が夕方から飲み会だけのために家を出てくるというのは、非常に抵抗がある。
在宅勤務が長くなると、自宅にいることがデフォルトになってしまって、家族からも家にいるものだと思われてしまっている。そんな中で、急に誘われたから出かけるとは言いにくい。
実際、それで出かけちゃダメだという家族はいないだろうが、本人側の気持ちの問題が大きい。オフィスにいて上司から飲みに誘われたら、家には一言LINEでも入れて飲みに行くだろう。人間、目の前にいる人に対しては嫌とは言いにくいものなのだ。
★デメリットのままにせず課題として解決してきた方法
・雑談が消えた、アンフォーマルな情報共有がされない
・気軽に声をかけられない
・孤独を感じる、仕事をするのに不安を感じる
・働きすぎる、メリハリがない
これらのデメリットは、在宅勤務で働く人がオフィスにいないこと、もしくはオフィスがないことに起因している。
もしオフィスがあれば、雑談する機会も自然と生まれ、相手が見えれば気軽に声をかけられて、周りが働いて入れば孤独を感じず、周りが帰れば自分も仕事を終えようと思うだろう。オフィスで一緒に働くことは大事なのだ。
私たちが本社オフィスをなくして、全員リモートワークで働いていると言うと、オフィスでやれていたことすら無くしてしまったと思われることがあるが、大きな勘違いだ。本社オフィスをなくしても、オフィスにあった機能はなくしたわけではない。
物理的なオフィスの代替となる機能を、仮想的なオフィスに用意している。そうすると、物理的なオフィスにあった効果はそのままに、場所に縛られずに働いたり採用できたりしたので、さらに生産性が上がることになったのだ。
驚かれることもあるが、私はオフィス推奨派だ。チームにオフィスは必須とさえ思っている。ただし、物理的にある必要はないとも思っている。その機能を備えたバーチャルオフィスがあれば良い。
チャットと違うバーチャルオフィス
ポイントは、物理オフィスで出来ていたことを、同等の効果を出せる機能として、バーチャルオフィスに用意することだ。それを実現するのにチャットでは足りていない。チャットは機能の一つであって、決してオフィスではないからだ。
私たちがバーチャルオフィスに求めた機能は以下の二つだ。
・一緒に働いている同僚の様子が「自然と」見えること
・同僚たちが会話してる様子が「自然と」見えること
（こちら以下は、仮想オフィスRemottyの様子）
一緒に働いている同僚の様子が「自然と」見えること
１つ目は、互いに仕事中の様子をカメラで写して共有するようにした。最近のノートPCにはテレビ会議で使えるカメラが内臓されている。そのインカメラを使って数分おきに撮った写真を、バーチャルオフィスの目立つところに表示している。
これで、他の人が働いている様子を自然と見ることができる。
見に行こうと能動的に動かなくても、働いている様子が自然と目に入ってくれば、まず孤独感は感じなくなる。自分以外の人も働いているのがわかるからだ。
そして、相手が席にいるかどうか、これも一目でわかる。それは気軽に声をかけるために非常に重要なポイントだったが、インカメラで撮った写真を使うことで負担なく解決できた。
また、仕事中はバーチャルオフィスに出社するようにしているため、朝は「おはよう」といって入ってくるし、夜になると「お疲れ様」といって去っていく。挨拶から生まれるコミュニケーションもあるし、周りのみんながオフになっていくと、自分も仕事を終えようという気になる。
写真に撮られることを気にする人もいるかもしれないが、そもそもオフィスに行ったら顔を見られるのだから、そんなに体験は変わらないし、テレビ会議に慣れていれば気にならなくなる。
同僚たちが会話してる様子が「自然と」見えること
２つ目として用意したのがアクティビティという機能だ。バーチャルオフィスの画面の一部にずっと、社内で行われたコミュニケーションの様子が時系列に並んで表示するようにしている。
自分の参加していない会話や、チャットでの雑談なども流れていく。その流れを見ていると安心できる。
Slackなどのチャネルごとに別れているチャットだと、オープンなチャネルがあったとしても、いちいちクリックして見に行かないと目に入らない。かといって見に行ったら、一通り見ないと未読が消えない。そんなゼロかイチかとなるのが面倒なのだ。
私たちが求めたのは、自分が見ていいものは全部ひとつのところで流れていって、意識しなくても目に入ってくる状態だ。そして、全部を見ることは元から諦めていて、なんとなく見えて共有できれば良いというものだ。
オフィスでするアンフォーマルな雑談や会話って、そういうものだったはずだ。Twitterのタイムラインのように全部を見なくて良いという割り切りを前提とした機能だ。
チャットでは物足りない理由：オフィスの機能がない
チャットがバーチャルオフィスになりにくいのは、チャット自体は物理コミュニケーションを補完するものという位置付けだからだ。
物理的なオフィスや、物理的に会って会議をしていくことが前提にあって、そこで足りないところを埋めるものがチャットだ。だから「物理オフィス＋チャット」は非常にうまくいくが、「オフィスなし＋チャット」になると、色々なものが失われる。
バーチャルオフィスに期待するのは逆で、少なくともバーチャルオフィスだけでもコミュニケーションは完結できる。物理的に会うことなどは、オプション的な位置付けになる。その前提で設計されていないところがチャットで物足りない点になる。
バーチャルオフィスがあって、そこで繋がれるようにさえなっていれば、コミュニケーションは物理オフィスと同じだけの機能が得られる。そうしてから、テレワークでもフリーアドレスでも、リモートワークでも導入しないと、オフィス的なワイワイさが失われてしまう。
運用でカバーしなくてもデフォルトで用意
Slackで「分報」という運用テクニックがある。個人ごとのチャネルを作ってオープンにしておくことで、誰に通知もいかないので気軽に自分の独り言や進捗などを書き込むことができるというものだ。チーム内Twitterのような使い方もできる。とても良いアイデアだと思う。
私たちのバーチャルオフィスにも、自分専用のチャットスペースが標準で用意されている。むしろ、わざわざチャネルを作らなくても、デフォルトが個人ごとのチャットスペースになっているので、最初から通知を気にせずになんでも書き込むことができるようになっている。
そもそも雑談を実現するために最初に考えたのが、バーチャルオフィスだった。だから、個人ごとに書き込むことができるチャットスペースを作ることはバーチャルオフィスの基本機能として用意している。オフィスで言えば「自分の席」にあたるものだ。
その上、前述のアクティビティ機能が用意されているので、わざわざクリックして見に行かなくても自然と目に入ってくる。「通知で煩くないけどオープン」を実現している。
この「自分の席」という個人チャットスペースと、「社内の雰囲気」というアクティビティがあることで、社内で起きている会話がなんとなくわかるし、雑談のきっかけも作りやすくなる。だれかの独り言を見つけて、そこから、その人の席に行って雑談する、なんてことが起きる。
チャットだけではメールの代わりにならない
また、チャットでは基本的に相手がいてリアルタイムに対話する前提になっているため、相手に投げておいて返事は遅れてでも良いような内容は、流れていってしまうので書き込みにくい。かといってリアルタイムの即レスを推奨すると仕事中の集中を妨げられてしまう。
即レスを求めるチャットは、内線電話とかわらない。
それにチャットは一列なので複数の話題を同時に扱いにくいという問題もある。Slackでもスレッド形式のコメントが付けれるようになったが、それでも見逃すと流れて行ってしまう。流れることを恐れて、沢山のコミュニケーションをしなくなるのは本末転倒だ。
相手がオンラインか気にせずに連絡できて、複数の話題を同時に扱うことが出来るのはメールだった。実はメールは非常に優秀なコミュニケーションツールだった。それを全部チャットに置き換えるのは現実的ではない。
しかし、メールはもう面倒だし古臭い。宛先ミスもあるし、メーリングリストで読まなくても良いものまで受信箱を汚染してくる。レスの書き方も運用に任されていて、どのメールへの返信かわかりにくい。つまり不満がある。
そこで、チャットのように流れていかず、各自が好きなタイミングでチェックすることができて、複数の話題を同時に扱うことができて、話題ごとにコメントで議論ができて、アーカイブするまでは残り続ける、そんな機能をチャットとは別に用意している。私たちは「掲示板」と読んでいる。
チャットがリアルタイムコミュニケーションの場としたら、掲示板は非同期コミュニケーションの場になる。前者はオフィスでの会話だったし、後者はメールだったものを再発明したのだ。
バーチャルオフィスは今となっては無くてはならないように感じている。もはやバーチャルオフィスなしで仕事をしていた頃を思い出せない。物理オフィスがないと仕事って出来ないものだと考えている人がいるように、私たちにとってはバーチャルオフィスがないと仕事にならないだろうと考えている。
その他の課題を乗り越えてきた方法
「家で仕事がやりにくい、居場所がない」・・・家で仕事がやりにくい社員がいたので、その社員のために自宅から歩いて数分で通えるマンションを借りて仕事場にするようにしている。もちろん会社負担で。
「存在感が消えてしまう」・・・テレビ会議を上手にやるコツにも書いたが、オフィスと在宅勤務という分け方ではなく、全員を同じ環境にして繋ぐようにした。マイノリティを作らないようにしている。
「飲みニュケーションがなくなる」・・・テレビ会議の延長でリモート飲み会をしたりしているが、そもそも飲みニュケーションなしでもまわるようなマネジメントを意識している。
「運動不足になってしまう」「飲み会に誘っても来なくなる」・・・これらは未解決だ。会社として出来ることではなく、それぞれの個人がプライベートで考えるべきことでもあり難しい。今後、なんらかの補助を出していこうと考えている。
しかし、この未解決な２つの課題が怖くてリモートワークに取り組まないということはないと思う。ここまできたからこその課題だからだ。
受け入れるデメリットか、乗り越える課題か
「リモートワークのデメリットは何か？」という質問の裏には、何か不都合があったとしても便利なことと引き換えに受け入れなければいけないという考え方があるのかもしれない。デメリットというのは、そういう言葉だ。
だからリモートワークに取り組むにあたって、メリットと比較してどれだけダメージやリスクを負うのか、その天秤にかけて判断したいという気持ちからの質問だと思う。
しかし、リモートワークというのは「働き方」であって、どこかベンダーの売っている「ツール」ではない。自分たちにとって気持ちのいい働き方さえ出来ればいいのだから、何かしら「リモートワークの正解」というものを目指さなくて良い。
もし、働き方を変えていって不都合が出るのなら、それを課題として取り組んで解決をして、自分たちの理想に近づけていけば良いだけだ。私たちはそうしてきた。子供じゃないのだから誰かの作った正解に則る必要などない。
今の私たちにとって、リモートワークにデメリットはない。しかし、これまで取り組んできた中で課題がなかったわけではないし、これからも課題は出てくるだろう。課題だと認識したなら解決すればいいのだ。我慢しなければいけないデメリットなんてない。
そして、それはリモートワークの話ではなく、組織運営の話だ。組織運営をしていれば課題は出るものだ。あとは、その課題をどうクリアしていくかだけなのだ。
